Scrisori de reclamație pentru afaceri

O scrisoare de revendicareeste o scrisoare convingătoare trimisă de un client către o companie sau agenție pentru a identifica o problemă cu un produs sau serviciu și poate fi, de asemenea, denumită scrisoare de plângere. 

În mod obișnuit, se deschide (și se închide uneori) o scrisoare de cerere cu o solicitare de ajustări, cum ar fi restituirea, înlocuirea sau plata pentru daune, deși poate fi preferat un paragraf de deschidere cordială despre tranzacție sau produs..

Ca metodă de redactare a afacerilor, scrisorile de revendicare sunt trimise ca formă de comunicare obligatorie din punct de vedere legal, care poate servi drept dovadă în cazul în care o cerere este trimisă în instanță. În cele mai multe cazuri, nu sunt necesare apariții în instanță, deoarece beneficiarul afacerii întocmește de obicei o replică sub forma unei scrisori de ajustare, care soluționează cererea.

Elemente principale ale unei scrisori de revendicare

Cei mai mulți profesioniști și savanți sunt de acord că o scrisoare de cerere de bază ar trebui să includă patru elemente de bază: o explicație clară a plângerii, o explicație a conflictelor cauzate de aceasta sau a pierderilor suferite din cauza acesteia, un apel la onestitate și corectitudine și o declarație a ceea ce ați considera o ajustare corectă în schimb.

Precizia din explicație este esențială pentru ca cererea să fie soluționată rapid și eficient, astfel încât un autor de creanță ar trebui să ofere cât mai multe detalii despre defectiunea unui produs sau defectarea în serviciu primită, inclusiv data și ora, suma este costul și primirea sau comanda numărul și orice alt detaliu care ajută la definirea exact a ceea ce a mers prost.

Neplăcerile pe care le-a provocat această greșeală și un apel la umanitatea și compasiunea cititorului sunt la fel de importante pentru a obține ceea ce dorește scriitorul din pretenție. Aceasta oferă motivația cititorului de a acționa prompt la solicitarea scriitorului pentru a rectifica situația și a menține clientul ca client.

Așa cum R.C. Krishna Mohan scrie în „Corespondența în afaceri și scrierea rapoartelor” că, pentru a asigura un răspuns prompt și satisfăcător, o scrisoare de revendicare este scrisă de obicei șefului unității sau departamentului responsabil pentru greșeală. " 

Sfaturi pentru o scrisoare eficientă

Tonul scrisorii ar trebui să fie păstrat cel puțin la un nivel informal de afaceri, dacă nu chiar formal, pentru a menține un profesionalism la cerere. Mai mult, scriitorul ar trebui să plângă plângerea cu presupunerea că solicitarea va fi primită la primire.

L. Sue Baugh, Maridell Fryar și David A. Thomas scriu în „Cum să scrii corespondența de afaceri de primă clasă” că ar trebui să „îți faci afirmația cu exactitate și tact”, și că cel mai bine este să „evite amenințări, acuzații sau voalat” indicii despre ce veți face dacă problema nu este rezolvată prompt. "

Bunătatea face un drum lung în lumea serviciilor pentru clienți, așa că este mai bine să apelați la umanitatea destinatarului, precizând modul în care problema v-a afectat personal, decât să amenințați să boicotați compania sau să calomniați numele acesteia. Accidentele se întâmplă și greșelile sunt făcute - nu există niciun motiv să fii necinstit.