Ce sunt rapoartele de afaceri și tehnice?

Un raport este un document care prezintă informații într-un format organizat pentru un anumit public și un scop. Deși rezumatul rapoartelor poate fi transmis oral, rapoartele complete sunt aproape întotdeauna sub formă de documente scrise.

În „Rapoarte de afaceri contemporane”Kuiper și Clippinger definesc rapoartele de afaceri drept „prezentări organizate, obiective ale observațiilor, experiențelor sau faptelor utilizate în procesul de luare a deciziilor”.

Sharma și Mohan definesc un raport tehnicca „o declarație scrisă a faptelor unei situații, proiect, proces sau testare; modul în care aceste fapte au fost constatate; semnificația lor; concluziile care au fost trase de la acestea și [în unele cazuri] recomandările făcute” în "Corespondență în afaceri și scriere de raport."

Tipurile de rapoarte includ note, minute, rapoarte de laborator, rapoarte de carte, rapoarte de progres, rapoarte de justificare, rapoarte de conformitate, rapoarte anuale și politici și proceduri.

observaţii

H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke și Mary John O'Hair, "Comunicarea de afaceri: un cadru pentru succes"

"Rapoartele pot îndeplini patru funcții diferite și uneori legate. Ele pot fi folosite ca controale pentru a se asigura că toate departamentele funcționează corect, pentru a da informații, pentru a oferi o analiză și pentru a convinge pe ceilalți să acționeze."

Caracteristicile rapoartelor eficiente

Shirley Kuiper și Dorinda Clippinger, „Rapoarte de afaceri contemporane”

"Rapoartele eficiente sunt înțelese de cititor așa cum a intenționat scriitorul și influențează cititorul să acționeze așa cum și-a dorit scriitorul. Obiectivele scriitorului sunt cel mai probabil realizate dacă corespund cu nevoile și obiectivele cititorului. Un raport eficient este empatic, precis, complet, concis și clar. Mai presus de toate, un raport eficient prezintă informații etic. "

Warren Buffet privind comunicarea cu un public

Warren Buffet, Cuvânt înainte de „A Plain English Handbook”

"Un sfat neoriginal, dar util: scrieți cu o persoană specifică în minte. Când scriu raportul anual al Berkshire Hathaway, prefac că vorbesc cu surorile mele. Nu am probleme în a le imagina: deși extrem de inteligente nu sunt experți în contabilitate sau Finanțele. Ei vor înțelege engleza simplă, dar jargonul îi poate încurca. Scopul meu este pur și simplu să le dau informațiile pe care aș dori să mi le furnizeze dacă pozițiile noastre ar fi inversate. Pentru a reuși, nu trebuie să fiu Shakespeare; , cu toate acestea, au o dorință sinceră de a informa ”.

Rapoarte lungi și scurte

John M. Lannon, „Comunicare tehnică”

„În lumea profesională, factorii de decizie se bazează pe două tipuri largi de rapoarte: Unele rapoarte se concentrează în principal pe informație („ce facem acum”, ceea ce am făcut luna trecută ”, ceea ce a constatat sondajul nostru cu clienții”, ceea ce s-a întâmplat la ședința departamentului ”). Dar, dincolo de furnizarea de informații, multe rapoarte includ și analiză („ce înseamnă aceste informații pentru noi”, ce cursuri de acțiune trebuie luate în considerare ”, ce recomandăm noi și de ce”).

"Pentru fiecare raport lung (formal), nenumărate rapoarte scurte (informale) duc la decizii informate cu privire la aspecte atât de diverse precum cele mai confortabile scaune de birou pentru a cumpăra celui mai bun recrut pentru a angaja pentru pregătire în management. Spre deosebire de rapoartele lungi, cele mai scurte rapoarte nu necesită Planificarea extinsă, sunt pregătite rapid, conțin puține informații de fond sau deloc și nu au nicio problemă frontală sau finală (pagină de titlu, cuprins, glosar, etc.). În ciuda concizității lor, rapoartele scurte oferă informațiile și analiza de care au nevoie cititorii .“

surse

Kuiper, Shirley. „Rapoarte de afaceri contemporane”. Dorinda Clippinger, ediția a V-a, Cengage Learning, 6 februarie 2012.