Ce este un memorandum? Definiție și exemple

Un memorandum, mai cunoscut sub numele de notificare, este un mesaj scurt sau înregistrare utilizat pentru comunicarea internă într-o afacere. Odată forma principală de comunicare scrisă internă, memorandumurile au scăzut din utilizare de la introducerea e-mailului și a altor forme de mesagerie electronică; Cu toate acestea, faptul de a putea scrie memorii clare vă poate servi cu siguranță la scrierea de e-mailuri de afaceri interne, întrucât adesea servesc același scop.

Scopul lui Memos

Memos poate fi folosit pentru a comunica rapid cu o audiență largă, ceva succint, dar important, cum ar fi modificări procedurale, creștere a prețurilor, adăugări de politică, programe de ședințe, memento-uri pentru echipe sau rezumate ale termenilor acordului, de exemplu..

Scrierea Memos eficientă

Strategia de comunicații Barbara Diggs-Brown spune că o notă eficientă este "scurtă, concisă, extrem de organizată și niciodată întârziată. Ar trebui să anticipeze și să răspundă la toate întrebările pe care le-ar putea avea un cititor. Nu oferă niciodată informații inutile sau confuze."

Fii clar, fii concentrat, fii scurt, dar complet. Luați un ton profesionist și scrieți ca și cum lumea ar putea citi-o, adică nu includeți informații prea sensibile pentru toată lumea, în special în această epocă a copierii și a lipirii sau „faceți clic și înainte”.

Format

Începeți cu elementele de bază: cui este adresat articolul, data și linia subiectului. Începeți corpul memoriului cu un scop clar, precizați ce trebuie să știe cititorii și încheiați cu ceea ce aveți nevoie de cititori, dacă este necesar. Amintiți-vă că angajații pot skim memo-ul la primire, așa că utilizați paragrafe scurte, sub-rubrici și, unde puteți, folosiți liste. Acestea sunt „puncte de intrare” pentru ochi, astfel încât cititorul să se poată referi cu ușurință la partea din nota de care are nevoie.

Nu uita să citești. Citind cu voce tare vă pot ajuta să găsiți cuvinte abandonate, repetiție și propoziții incomode.

Exemple de memorii despre modificarea programului de imprimare

Iată un exemplu de memorie internă de la o companie de publicare fictivă care informează angajații despre modificările viitoare ale programului datorate unei vacanțe de Ziua Recunoștinței De asemenea, producția ar fi putut trimite memorii separate și departamentelor separate, mai ales dacă ar exista mai multe detalii de care fiecare departament avea nevoie și care nu ar face parte din celelalte departamente..

Către: toți angajații

De la: E.J. Smith, lider de producție

Data: 1 noiembrie 2018

Subiect: Schimbarea programului de mulțumire

Producția dorește să reamintească tuturor că vacanța de Ziua Recunoștinței va afecta termenele noastre de imprimare din această lună. Orice pagini cu copie tare, care ar ieși în mod normal la imprimantă prin UPS, joi sau vineri, în timpul săptămânii, va trebui să iasă la 3 p.m. miercuri, 21 noiembrie.

Departamente de vânzări publicitare și editoriale

• Asigurați-vă că oricine vă trimite text sau imagini pentru publicare nu va fi în vacanță în săptămâna 19. Stabiliți termene mai devreme pentru orice vine din afară. 
• Vă rugăm să știți că fotografia internă și designerii grafici vor avea mai multă muncă și mai puțin timp pentru a o face, așa că vă rugăm să vă orientați activitatea către departamentul corespunzător mai devreme decât în ​​mod normal.
• Vă rugăm să nu trimiteți lucrări „în grabă” mai târziu de 16 noiembrie. Orice articole de scurtă durată necesare Zilei de mulțumire nu pot fi garantate să fie completate până la termenele anterioare și trebuie să treacă prin biroul programatorului pentru aprobare înainte de a fi alocate. Fii mai devreme în schimb.

Departamente de fotografie și grafică

• Toți membrii departamentului de artă li se va permite să facă ore suplimentare în noiembrie, după cum este necesar, pentru a face față crizei de început a sezonului de vacanță și a termenelor anterioare. 

Vă mulțumim anticipat, tuturor, pentru ajutorul acordat materialelor cât mai devreme și pentru atenția dvs. pentru personalul departamentului de producție.

Exemplu de note despre o întâlnire

Următoarea este o notă fictivă pentru a stabili o întâlnire cu membrii unei echipe care se întorc de la o expoziție.

Către: Echipa de expoziții comerciale

De la: C.C. Jones, supraveghetor de marketing

Data: 10 iulie 2018

Subiect: Reuniunea de retur a expozițiilor comerciale

La întoarcerea la serviciu vineri, 20 iulie, de la expoziție, să planificăm o întâlnire de prânz la prânz în sala de ședințe din aripa de est pentru a trece peste modul în care a decurs spectacolul. Să planificăm să discutăm ce a funcționat bine și ce nu, cum ar fi:

• Număr de zile de participare
• Suma și tipurile de materiale de marketing furnizate
• Ecrane de stand
• Cum au fost primite cadourile
• Locația cabinei și a traficului în diferite ore ale zilei
• Ceea ce a stârnit interesul pentru trecători
• Niveluri de personal de cabină

Știu că, atunci când te vei întoarce de la o expoziție, ai un milion de lucruri de urmat, așa că vom menține întâlnirea la 90 de minute sau mai puțin. Vă rugăm să veniți pregătiți cu feedback-ul dvs. și critici constructive cu privire la aspectele de marketing ale spectacolului Feedback-ul clienților existenți și noile oportunități ale clienților vor fi acoperite într-o întâlnire separată cu echipele de produse și vânzări. Vă mulțumim pentru munca depusă la spectacol.

Sursă

Diggs-Brown, Barbara. Ghidul de stil PR. Ediția a 3-a, Cengage Learning, 2012.