Cum să formatați și să scrieți o scrisoare de afaceri simplă

Oamenii scriu scrisori de afaceri și e-mailuri dintr-o varietate de motive, cum ar fi să ceară informații, să efectueze tranzacții, să asigure angajarea ș.a. Corespondența eficientă a afacerii ar trebui să fie clară și concisă, respectuoasă în ton și formatată corect. Împărțind o scrisoare de afaceri în componentele sale de bază, puteți învăța cum să comunicați eficient și să vă îmbunătățiți abilitățile de scriitor.

Cele elementare

O scrisoare de afaceri tipică conține trei secțiuni, o introducere, un corp și o concluzie. 

1. Introducerea: Introducerea indică cui se adresează scriitorul. Dacă scrieți cuiva pe care nu o cunoașteți sau nu ați întâlnit-o doar pe scurt, introducerea poate fi și un motiv scurt pentru care scrieți. De obicei, introducerea este doar o propoziție sau două în lungime.
2. Corpul: Corpul scrisorilor este locul în care îți expui afacerea. Această secțiune poate avea o scurtă durată de câteva propoziții sau mai multe paragrafe. Totul depinde de gradul de detaliu necesar pentru a descrie subiectul la îndemână.
3. Concluzia: Concluzia este secțiunea finală în care veți solicita acțiuni viitoare. Aceasta poate fi o șansă de a vorbi în persoană, de a solicita informații suplimentare sau de a efectua o tranzacție. La fel ca introducerea, această secțiune nu ar trebui să fie mai mult decât o propoziție sau două și trebuie să clarifice ce ți-ar plăcea de la persoana care citește scrisoarea ta.

Introducerea

Tonul introducerii depinde de relația dvs. cu destinatarul scrisorii. Dacă vă adresați unui prieten apropiat sau unui coleg de afaceri, utilizarea prenumelui lor este acceptabilă. Dar dacă scrii cuiva pe care nu o cunoști, cel mai bine este să le adresezi formal în salut. Dacă nu cunoașteți numele persoanei la care scriați, utilizați titlul sau o formă generală de adresă.

Cateva exemple:

• Stimate director de personal
• Draga domnule sau doamna
• Draga Dr., domnule, doamna, doamna (prenume)
• Dragă Frank (folosiți acest lucru dacă persoana este un contact de afaceri sau un prieten apropiat)

Scrierea către o anumită persoană este întotdeauna preferată. În general, folosiți domnul când vă adresați bărbaților și doamnei pentru femei în salut. Folosiți doar titlul de doctor pentru cei din profesia medicală. În timp ce ar trebui să începeți întotdeauna o scrisoare de afaceri cu cuvântul „Dragă”, acest lucru este o opțiune pentru e-mailurile de afaceri, care sunt mai puțin formale.

Dacă scrieți cuiva pe care nu o cunoașteți sau nu ați întâlnit-o doar în trecut, poate doriți să urmați salutul oferind un context pentru motivul pentru care contactați persoana respectivă.

Cateva exemple:

• Cu referire la reclama dvs. din Times ...
• Urmează telefonul nostru ieri.
• Vă mulțumim pentru scrisoarea din 5 martie.

Corpul

Majoritatea unei scrisori de afaceri sunt conținute în organism. Acesta este locul în care scriitorul își spune motivul pentru a corespunde. De exemplu: 

• Scriu să vă interesez despre poziția publicată în The Daily Mail.
• Scriu pentru a confirma detaliile de expediere la comanda # 2346.
• Scriu pentru a-mi cere scuze pentru dificultățile pe care le-ai întâmpinat săptămâna trecută la filiala noastră.

După ce ați indicat motivul general al scrierii scrisorii dvs. de afaceri, utilizați organismul pentru a oferi detalii suplimentare. De exemplu, este posibil să trimiteți un client documente importante pentru a semna, cerându-și scuze unui client pentru un serviciu deficitar, pentru a solicita informații de la o sursă sau pentru un alt motiv. Indiferent de motiv, nu uitați să folosiți un limbaj care este politicos și politicos.

De exemplu:

• Aș fi recunoscător să mă întâlnesc cu tine săptămâna viitoare.
• Ați avea timp pentru o întâlnire săptămâna viitoare?
• Aș fi încântat să vă ofer un tur al instalației noastre în luna următoare.
• Din păcate, va trebui să amânăm întâlnirea până la 1 iunie.
• În anexă veți găsi o copie a contractului. Vă rugăm să semnați unde este indicat.