Rolul unui receptor în comunicarea clară și eficientă este unul important

În procesul de comunicare, „receptorul” este ascultătorul, cititorul sau observatorul - adică individul (sau grupul de indivizi) către care este direcționat un mesaj. Receptorul mai este numit „public” sau decodificator.

Persoana care inițiază un mesaj în procesul de comunicare se numește „expeditor”. Mai simplu spus, un mesaj „eficient” este unul care este primit în modul în care intenționat expeditorul. La ambele capete pot apărea probleme care împiedică trecerea mesajului la receptor.

Mesajul și problemele potențiale

De exemplu, Paige îi pune lui Bill o întrebare verbală. Mesajul călătorește prin aer, „canalul”, până la urechile lui Bill. El răspunde. Paige este expeditorul, întrebarea este mesajul, iar Bill este receptorul și îi oferă feedback lui Paige răspunzând la întrebare.

Există zone și moduri numeroase în care pot apărea probleme chiar și în acest scurt schimb. Dacă Paige șoptește, Bill s-ar putea să nu-l audă. Poate că aude doar o parte din ea și răspunde la o întrebare care nu a fost de fapt pusă, așa că Paige este confuză. Poate există zgomot de fond sau întrebarea nu este clară. Dacă Bill este distras de ceva și nu acordă atenție, el ar putea să rateze unele dintre cuvinte și să răspundă necorespunzător - sau ar putea să rateze întrebarea în întregime, astfel încât schimbul trebuie să reînceapă. Dacă nu se uită la Paige atunci când ea pune întrebarea, i-ar lipsi orice limbaj corporal care să ofere subtext întrebării.

Dacă Paige trimite un e-mail sau un mesaj text către Bill, pot apărea probleme deoarece Bill nu are limbajul corpului sau tonul vocii lui Paige pentru interpretare, ceea ce ar putea adăuga informații la mesaj. Poate fi corectată în mod automat o eroare în text sau un semn de întrebare lipsă ar putea face ca o întrebare să pară o afirmație.

Acestea sunt toate obstacolele unei comunicări eficiente. Gradul de eficacitate este determinat de cât de mult din mesaj este înțeles de către receptor.

Decodarea mesajului

În cartea „Comunicare de afaceri”, autorii Carol M. Lehman și Debbie D. DuFrene o explică astfel:

"Sarcina receptorului este de a interpreta mesajul expeditorului, atât verbal cât și nonverbal, cu o cât mai mică distorsiune. Procesul de interpretare a mesajului este cunoscut sub numele de decodare. Deoarece cuvintele și semnalele non-verbale au semnificații diferite pentru persoane diferite, pot apărea nenumărate probleme. în acest moment al procesului de comunicare:

"Expeditorul codează inadecvat mesajul original cu cuvinte care nu sunt prezente în vocabularul receptorului; idei ambigue, nespecifice sau semnale non-verbale care distrag receptorul sau contrazic mesajul verbal.

• Receptorul este intimidat de poziția sau autoritatea expeditorului, ceea ce duce la o tensiune care împiedică o concentrare efectivă asupra mesajului și nerespectarea clarificărilor necesare.
• Receptorul prejudiciază subiectul ca fiind prea plictisitor sau dificil de înțeles și nu încearcă să înțeleagă mesajul.
• Receptorul are o minte apropiată și nu este receptiv la idei noi și diferite.

„Cu numărul infinit de defalcări posibile în fiecare etapă a procesului de comunicare, este într-adevăr un miracol care are loc o comunicare eficientă”.

Chiar și mediul sau starea emoțională a receptorului pot afecta decodarea mesajului, de exemplu, distrageri în cameră, disconfort din partea receptorului sau stres sau anxietate care permit receptorului să insereze subtext pe care expeditorul nu și-a propus . Cunoașterea contextelor sociale sau culturale poate împiedica receptorul să ridice indicii sau să răspundă adecvat. Contextele relaționale pot colora și un mesaj, deoarece mesajele de la prieteni apropiați ar putea fi primite diferit decât un mesaj de la un supervizor de lucru.

Importanța feedback-ului

Atunci când nu este clar pentru expeditor că înțelegerea s-a produs din partea receptorului, comunicarea continuă, de exemplu, prin întrebări de urmărire din partea oricărei părți, discuții suplimentare sau expeditorul oferind exemple, reformulând informațiile sau alte mijloace de clarificări pentru a obține expeditorul și receptorul pe aceeași așa-numită „lungime de undă”. Într-o prezentare, expeditorul ar putea afișa diagrame sau imagini pentru a face un punct mai clar pentru public sau cititor.

Cu cât mai multe indicii și canale pe care receptorul le are și este deschis să le primească este adesea mai bună; de exemplu, poate fi ușor să interpretați greșit tonul sau subtextul într-un mesaj de e-mail sau text, în timp ce același mesaj ar trece clar dacă receptorul aude vocea persoanei sau vorbește cu ele față în față. 

În cartea „Planificarea, implementarea și evaluarea programelor de comunicare vizate”, autorii Gary W. Selnow și William D. Crano notează că limbajul corporal și tonul nu sunt doar comunicare din partea expeditorului: „Feedback-ul în setarea interpersonală oferă un contul de recepție al unui mesaj al receptorului. Observații evidente, cum ar fi întrebările directe, arată cât de bine este un procesator care prelucrează informațiile, dar indicatorii subtili pot furniza informații. De exemplu, un căscat al unui receptor, tăce când sunt așteptate comentarii sau expresii ale plictiseala sugerează că porțile de expunere selectivă pot fi în funcțiune. "