Corespondența genealogică 101

Nu puteți găsi informațiile pe Internet și nu aveți timp sau bani pentru a vizita curtea. Nici o problema! Folosind serviciul poștal pentru a solicita documente, înregistrări și alte informații din familia dvs. puteți economisi ore din timp. Obituarie din bibliotecă, certificate de naștere de la biroul de evidență vitală, testamente de la tribunal și căsătoriile de la biserică sunt doar câteva dintre numeroasele înregistrări disponibile prin poștă..

Care sunt politicile de solicitare a cercetării?

Trucul pentru achiziționarea informațiilor prin poștă este să vă familiarizați cu înregistrările și politicile arhivelor și depozitelor din zona în care au trăit strămoșii voștri. Întrebările pe care trebuie să le puneți înainte de a solicita copii prin poștă includ:

• Se pot trimite fotocopii ale documentelor prin poștă?
• Ce înregistrări sunt disponibile? Pentru ce perioade de timp?
• Înregistrările au fost indexate?
• Indicele pentru un anumit prenume pot fi obținute prin poștă?
• Care sunt costurile pentru obținerea de copii?
• Există o taxă suplimentară pentru a solicita copii prin poștă, vizitând personal?
• Ce forme de plată sunt acceptate?
• Cererile pot fi trimise prin fax sau prin e-mail?
• Este necesară o citare completă (numele exact, data etc.) sau pot fi efectuate căutările?
• Care este timpul mediu de transformare pentru cererile genealogice?

Indicii sunt cheia

Pentru a facilita solicitarea înregistrărilor genealogice prin poștă, ajută mai întâi accesul la orice indexuri publicate. Indexurile facilitează localizarea prenumelui, verificarea altor rude posibile din zonă și explorarea posibilelor variații de ortografie. De asemenea, vă permit să solicitați cu ușurință documente specifice cu o citire a volumului și a paginii sau a numărului de certificat. Multe facilități nu au resurse pentru a face cercetări genealogice, dar cei mai mulți sunt mulțumiți să furnizeze copii ale documentelor atunci când li se oferă informații sursă specifice obținute prin intermediul indexului.

Multe fapte de teren, înregistrări vitale, înregistrări de imigrare și testamente au fost indexate și pot fi obținute pe microfilm prin Centrul local de istorie a familiei sau online prin FamilySearch. Puteți, de asemenea, să scrieți direct la unitate (cum ar fi un birou de acte) direct și să solicitați copii ale indexurilor pentru un anumit nume sau un anumit interval de timp. Cu toate acestea, nu toate depozitele vor furniza acest serviciu.

Corespunde cu încrederea

Dacă nu intenționați să trimiteți o singură solicitare, este util să utilizați un formular, numit jurnal de corespondență, pentru a vă ajuta să urmăriți solicitările pe care le trimiteți, răspunsurile pe care le primiți și informațiile pe care le-ați obținut. Folosiți jurnalul de corespondență pentru a înregistra data solicitării dvs., numele persoanei sau arhivele cu care sunteți corespunzător și informațiile solicitate. Când primiți un răspuns, notați data și informațiile primite.

Când solicitați informații și documente prin poștă, țineți-vă scurt cererile și la obiect. Încercați să nu solicitați mai mult de una sau două înregistrări pe tranzacție, cu excepția cazului în care ați consultat în prealabil persoana care vă ocupă cererea. Unele facilități necesită ca fiecare cerere individuală să fie tratată într-o tranzacție separată, în timp ce altele vor copia cu plăcere două duzini de documente pentru dvs. Includeți plata, dacă este necesară, împreună cu scrisoarea dvs. Dacă nu este necesară plata, este întotdeauna plăcut să oferiți o donație. Bibliotecile, societățile genealogice și bisericile, în special, apreciază acest gest. Unele depozite vă pot trimite o factură după ce ați primit cererea inițială, pe baza numărului real de fotocopii solicitate de documentele solicitate. În cele mai multe cazuri, va trebui să trimiteți plata înainte de a primi copiile.

Sfaturi pentru asigurarea unui răspuns

Pentru cele mai bune șanse de a încuraja un răspuns cu succes la solicitările dvs.:

• Păstrează-ți scrisoarea scurtă și simplă. Indicați ce informații aveți nevoie și includeți doar informațiile de fundal care pot ajuta pe cineva să găsească răspunsul la solicitarea dvs..
• Includeți alte ortografii, pseudonime etc., sub care se pot găsi înregistrări.
• Includeți întotdeauna un plic auto-adresat, ștampilat (SASE)
• Includeți numele și adresa pe literă, precum și SASE
• Includeți adresa dvs. de e-mail și numărul de telefon cu scrisoarea dvs. Acest lucru permite persoanei care se ocupă de solicitarea dvs. să vă contacteze rapid dacă au întrebări.
• Fii politicos și curtenitor. „Vă rog” și „mulțumesc” merge mult.
• Verifică scrisoarea pentru gramatică și ortografie, asigurându-te că solicitarea ta este ușor de înțeles și că ai inclus nume, date și locuri exacte.
• Păstrați o copie a scrisorii dvs., cel puțin până când primiți un răspuns și notați-o în jurnalul de corespondență.

Multe din cercetările dvs. genealogice pot fi realizate cu succes prin poștă, atât timp cât vă faceți temele, sunteți politicoși și atenți în toate corespondențele dvs. și țineți o evidență bună a rezultatelor. Vanatoare placuta!