Organizați-vă fișierele genealogice digitale

Dacă utilizați un computer în cercetarea dvs. genealogică - și cine nu! -, aveți probabil o colecție mare de fișiere digitale de cercetare. Fotografii digitale, înregistrări sau testamente de recensământ descărcate, documente scanate, e-mailuri ... Dacă sunteți ca mine, totuși, acestea ajung să fie împrăștiate în diverse dosare de pe computer, în ciuda celor mai bune eforturi. Acest lucru poate complica într-adevăr problemele atunci când trebuie să localizați o anumită fotografie sau să urmăriți un e-mail.

Ca în orice proiect de organizație, există mai multe modalități diferite de a vă organiza fișierele genealogice digitale. Începeți gândindu-vă la modul în care lucrați și la tipurile de fișiere pe care le colectați în cursul cercetării dvs. genealogice.

Sortează-ți fișierele

Fișierele genealogice digitale sunt mai ușor de organizat dacă le primiți mai întâi sortate după tip. Petreceți ceva timp căutând fișierele computerului pentru orice legătură cu genealogia.

• Căutați în folderul Documentele mele (sau Documente) și sub-folderele pentru fișiere text, fotografii, fișiere descărcate și alte documente genealogice. Utilizați exploratorul de fișiere (de exemplu, Windows Explorer, Finder) pentru a căuta documente folosind cuvinte cheie, cum ar fi numele de familie, tipurile de înregistrare, etc. De asemenea, sunt disponibile o serie de instrumente de căutare pentru fișiere gratuite care oferă funcții de căutare suplimentare..
• Verificați My Pictures sau alt folder în care vă stocați fotografiile, pentru orice fotografii sau documente digitale sau scanate. Puteți căuta, de asemenea, folosind extensii de fișiere imagine comune, cum ar fi .jpg, .png sau .tiff.
• Deschide-ți programul software genealogic pentru a afla unde își stochează fișierele aferente. Acestea pot fi în același dosar ca programul dvs. genealogic (adesea în Fișierele programului). Acesta poate include fișierul dvs. de genealogie, precum și orice rapoarte pe care le-ați creat, fotografii sau documente pe care le-ați importat în programul dvs. software.
• Dacă ați descărcat orice fișier, acestea pot fi într-un folder descărcări sau în același nume.
• Deschideți-vă programul de e-mail și căutați și e-mailuri legate de genealogie. Acestea sunt de multe ori mai ușor de organizat dacă le copiați și lipiți într-un document de procesare a textului sau în software-ul dvs. de genealogie.

După ce ați localizat fișierele dvs. genealogice digitale, aveți o serie de opțiuni. Puteți alege să le lăsați în locațiile lor originale și să creați un jurnal de organizație pentru a urmări fișierele, sau le puteți copia sau muta într-o locație mai centrală.
 

Logează-ți fișierele de genealogie digitală

Dacă preferați să vă lăsați fișierele în locațiile lor originale pe computer sau dacă sunteți doar tipul super-organizat, atunci un jurnal poate fi calea de urmat. Aceasta este o metodă ușoară de întreținut, deoarece nu trebuie să vă faceți griji cu privire la locul în care se termină lucrurile pe computerul dvs. - faceți doar o notă. Un jurnal de fișiere digitale ajută la simplificarea procesului de localizare a unei anumite fotografii, a unui document digitalizat sau a unui alt fișier genealogic.

Utilizați funcția de tabel din programul de procesare a cuvintelor sau un program de foi de calcul, cum ar fi Microsoft Excel, pentru a crea un jurnal pentru fișierele dvs. genealogice. Includeți coloane pentru următoarele:

• numele fișierului (inclusiv extensia) și data
• locația pe computer
• o scurtă descriere a fișierului
• numele individului (persoanelor) primare sau ale zonei geografice din dosar
• locația fizică a documentului sau fotografiei originale (dacă este cazul).

Dacă faceți o copie de siguranță a fișierelor digitale pe DVD, unitatea USB sau alte suporturi digitale, atunci includeți numele / numărul și locația fizică a acelui suport în coloana de locație a fișierului.
 

Reorganizați fișierele de pe computer

Dacă un jurnal de fișiere este prea greu pentru a vă menține sau nu vă îndeplinește toate nevoile, atunci o altă metodă de a urmări fișierele dvs. genealogice digitale este de a le reorganiza fizic pe computer. Dacă nu aveți deja unul, creați un folder numit Genealogie sau Family Research care să conțină toate fișierele dvs. genealogice. Îl am pe mine ca sub-folder în folderul Documente (de asemenea, înapoi în contul Dropbox). Sub folderul Genealogie, puteți crea sub-foldere pentru locuri și prenume pe care le cercetați. Dacă utilizați un anumit sistem de arhivare fizică, poate doriți să urmați aceeași organizație pe computer. Dacă aveți un număr mare de fișiere sub un anumit folder, atunci puteți alege să creați un alt nivel de sub-foldere organizate în funcție de dată sau tip de document. De exemplu, am un folder pentru cercetarea mea OWENS. În cadrul acestui folder am o sub-dosar pentru fotografii și subfoldere pentru fiecare județ în care cercetez această familie. În cadrul dosarelor județului, am subfoldere pentru tipuri de înregistrări, precum și un director principal „Cercetare” unde îmi păstrez notele de cercetare. Dosarul Genealogie de pe computer este, de asemenea, un loc bun pentru a păstra o copie de rezervă a software-ului dvs. genealogic, deși ar trebui să păstrați și o copie de rezervă suplimentară offline.

Păstrând fișierele genealogice într-o singură locație centrală pe computerul dvs., vă ușurați localizarea rapidă a cercetărilor importante. De asemenea, simplifică backup-ul fișierelor genealogice.
 

Folosiți software conceput pentru organizație

O alternativă la metoda do-it-yourself este utilizarea unui program conceput pentru organizarea fișierelor de calculator.

Clooz 
Un program de organizare conceput special pentru genealogi, Clooz este facturat ca „cabinet de arhivare electronică”. Software-ul include șabloane pentru introducerea informațiilor dintr-o varietate de documente genealogice standard, cum ar fi înregistrările de recensământ, precum și fotografii, corespondență și alte înregistrări genealogice. Puteți importa și atașa o copie digitală a fotografiei sau documentului original la fiecare șablon, dacă doriți. Rapoartele pot fi generate pentru a afișa toate documentele conținute în Clooz pentru un anumit tip individual sau înregistrare.

Software Album Foto 
Dacă fotografiile dvs. digitale sunt împrăștiate pe computer și pe o colecție de DVD-uri sau unități externe, un organizator de fotografii digitale, cum ar fi Adobe Photoshop Elements sau Google Photos, poate veni în salvare. Aceste programe scanează hard disk-ul și catalogează fiecare fotografie găsită acolo. Unii au, de asemenea, capacitatea de a cataloga fotografiile găsite pe alte computere în rețea sau unități externe. Organizarea acestor imagini variază de la program la program, dar majoritatea organizează fotografiile după dată. O caracteristică „cuvinte cheie” vă permite să adăugați „etichete” la fotografiile dvs. - cum ar fi un nume specific, locație sau cuvânt cheie - pentru a le face ușor de găsit în orice moment. Fotografiile mele cu mormânt, de exemplu, sunt etichetate cu cuvântul „cimitir”, plus numele cimitirului, locația cimitirului și prenumele individului. Acest lucru îmi oferă patru moduri diferite de a găsi cu ușurință aceeași imagine.

O ultimă metodă de organizare pentru fișierele digitale este de a le importa pe toate în programul dvs. genealogic. Fotografii și documente digitalizate pot fi adăugate la multe programe de arbori genealogici printr-o caracteristică de jurnal. Unele pot fi atașate chiar ca surse. E-mailurile și fișierele text pot fi copiate și lipite în câmpul de note pentru persoanele fizice. Acest sistem este plăcut dacă aveți un arbore genealogic mic, dar puteți obține un pic greoi dacă aveți un număr mare de documente și fotografii care se aplică mai multor persoane.

Indiferent de sistemul de organizare pe care îl alegeți pentru fișierele de genealogie ale computerului, trucul este să îl utilizați în mod consecvent. Alegeți un sistem și lipiți-l și nu veți avea niciodată probleme în a găsi un document din nou. Un ultim beneficiu pentru genealogia digitală - ajută la eliminarea o parte din dezordine de hârtie!