Crearea unei scrisori de recunoștință pentru un cadru de afaceri

Scopul scrisorilor de confirmare este de a face dovada că ați primit documente specifice sau un tip specific de solicitare. Scrisorile de confirmare sunt adesea folosite pentru orice este implicat într-un proces legal.

Elemente ale Scrisorii

Ca în cazul oricărei corespondențe profesionale sau profesionale, ar trebui să începeți scrisoarea cu câteva elemente specifice și așteptate:

1. Numele, adresa și data din dreapta sus
2. Numele persoanei căreia îi adresați scrisoarea din stânga sus pe linia de sub adresa dvs.
3. Denumirea companiei (dacă este cazul)
4. Adresa firmei sau individului
5. O linie de subiect care precizează pe scurt scopul scrisorii cu caractere aldine (cum ar fi „Cauza legală nr. 24”)
6. Un salut de deschidere, cum ar fi „Dragul domn Smith”

Când începeți scrisoarea de confirmare, începeți cu o scurtă propoziție care afirmă că aceasta este, într-adevăr, o scrisoare de confirmare. Unele fraze pe care le puteți utiliza includ:

• Confirm primirea următoarelor documente ...
• Recunosc primirea de ...
• Ne vom asigura că persoana responsabilă primește aceste materiale imediat după întoarcerea la birou.

Restul scrisorii ar trebui să includă textul corpului, în care explici într-unul sau două paragrafe ceea ce, în mod special, recunoști. La sfârșitul corpului scrisorii, vă puteți oferi ajutorul dacă este nevoie, cum ar fi: „Dacă pot fi de ajutor suplimentar, nu ezitați să mă contactați”. Încheiați scrisoarea cu o închidere standard, cum ar fi: "Sincer, domnule Joe Smith, firma XX."

Exemple de scrisoare

Poate fi util să vizualizați un model de scrisoare de probă. Nu ezitați să copiați formatul de mai jos pentru scrisoarea de confirmare. Cu toate că nu este tipărit ca atare în acest articol, rețineți că, în general, ar trebui să faceți adresa și data curgeți corect.

Joseph Smith
Compania Acme Trading
5555 S. strada principală
Oriunde, California 90001
25 martie 2018
Re:  Cauza juridică nr. 24
Dragă ______:
Deoarece domnul Doug Jones va ieși din birou pentru următoarele două săptămâni, recunosc primirea scrisorii dvs. din 20 martie 2018. Aceasta va fi adusă la cunoștință imediat la întoarcerea sa.
Dacă pot fi de ajutor în timpul absenței domnului Jones, nu ezitați să apelați.
Cu stimă,
Joseph Smith

Semnați scrisoarea sub închidere, „Sincer”, chiar deasupra numelui vostru.

Alte considerente

Scrisoarea de confirmare furnizează documentația că ați primit scrisoarea, comanda sau reclamația de la cealaltă parte. În cazul în care problema devine un dezacord juridic sau de afaceri, scrisoarea de confirmare arată dovada că ați răspuns la solicitarea celeilalte părți.

Dacă nu aveți cunoștință de stilul scrisorilor de afaceri, acordați-vă timp pentru a afla formatul de bază pentru scrierea scrisorilor de afaceri și consultați diferitele tipuri de scrisori de afaceri. Acest lucru vă va ajuta să vă perfecționați abilitățile în scopuri specifice de afaceri, cum ar fi să faceți anchete, să ajustați revendicările și să scrieți scrisori de intenție.