Structura unei scrisori formale

Literele formale în limba engleză sunt înlocuite rapid prin e-mail. Cu toate acestea, structura de scrisori formale pe care o înveți poate fi aplicată în continuare la e-mailurile de afaceri și alte e-mailuri formale. Urmați aceste sfaturi de structură pentru a scrie scrisori și e-mailuri de afaceri eficiente.

Un scop pentru fiecare alineat

Primul paragraf: Primul alineat al scrisorilor formale ar trebui să includă o introducere în scopul scrisorii. Este comun să mulțumiți mai întâi cuiva sau să vă prezentați.

Stimate domnule Anders,

Vă mulțumesc pentru că ne-ați acordat timp să mă întâlniți cu mine săptămâna trecută. Aș dori să urmăresc conversația noastră și să am câteva întrebări pentru tine.

Paragrafe ale corpului: Al doilea paragraf și următoarele paragrafe ar trebui să furnizeze informațiile principale ale scrisorii și să se bazeze pe scopul principal în primul paragraf introductiv.

Proiectul nostru avansează așa cum este programat. Am dori să dezvoltăm un program de instruire pentru personalul din noile locații. În acest scop, am decis să închiriem spațiu în centrul expozițional de afaceri local. Personalul nou va fi instruit de experții noștri în personal timp de trei zile. În acest fel, vom putea răspunde cererii din prima zi.

Paragraful final: Paragraful final ar trebui să rezume pe scurt intenția scrisorii formale și să termine cu o anumită chemare la acțiune.

Vă mulțumim pentru considerarea mea pentru sugestiile mele. Aștept cu nerăbdare o oportunitate de a discuta mai departe această problemă.

Detalii formale ale scrisorii

Deschideți cu o expresie a adresei formale, cum ar fi:

Stimate domn, doamnă (doamnă, domnișoară) - dacă știți numele persoanei cu care scrii. Utilizare Dragă domnule doamnă dacă nu știți numele persoanei la care scriați sau Pentru cei interesati

Folosiți întotdeauna Domnișoară pentru femei, cu excepția cazului în care vi se solicită specific utilizarea doamna sau domnișoară.

Începutul scrisorii tale

În primul rând, oferiți un motiv pentru scris. Dacă începeți corespondența cu cineva despre ceva sau cereți informații, începeți să oferiți un motiv pentru scriere:

• Scriu pentru a vă informa despre ...
• Scriu să întreb / ​​să întreb despre ...
• Scriu să întreb despre informații pentru întreprinderile mici.
• Scriu pentru a vă informa că nu am primit încă plata pentru ...

Frecvent, scrisori formale sunt scrise pentru a exprima mulțumiri. Acest lucru este valabil mai ales atunci când scrii ca răspuns la o anchetă de un fel sau când scrii pentru a exprima aprecieri pentru un interviu de muncă, o referință sau o altă asistență profesională pe care ai primit-o.. 

Iată câteva fraze utile de recunoștință:

• Vă mulțumim pentru scrisoarea dvs. de (data) cu privire la ...
• Dorim să vă mulțumim pentru scrisoarea dvs. de (data) pentru a solicita / solicita informații despre ...
• Ca răspuns la scrisoarea dvs. din (data), dorim să vă mulțumim pentru interesul dvs. pentru ...

Exemple:

• Aș dori să vă mulțumesc pentru scrisoarea dvs. din 22 ianuarie prin care ați solicitat informații despre noua noastră linie de mașini de tuns iarba.
• Ca răspuns la scrisoarea dvs. din 23 octombrie 1997, dorim să vă mulțumim pentru interesul dvs. pentru noua noastră linie de produse.

Folosiți următoarele fraze când solicitați asistență:

• Aș fi recunoscător dacă ai putea + verb
• Te-ar deranja + verb + ing
• Ar fi prea mult să ceri asta ...

Exemple:

• Aș fi recunoscător dacă mi-ai putea trimite o broșură.
• Te-ar deranja să mă telefonez în săptămâna viitoare?
• Ar fi prea mult să cerem să amânăm plata noastră timp de două săptămâni?

Următoarele fraze sunt utilizate pentru a oferi ajutor:

• Aș fi fericit să + verb
• Am fi încântați de + verb

Exemple:

• Aș fi fericit să răspund la orice întrebare.
• Am fi încântați să vă ajutăm să găsiți o nouă locație.

Documente anexate

În unele scrisori formale, va trebui să includeți documente sau alte informații. Utilizați următoarele fraze pentru a atrage atenția asupra oricăror documente anexate pe care le-ați putut include.

• În anexă vă rugăm găsi + substantiv
• În anexă veți găsi ... + substantiv
• Adăugăm ... + substantiv

Exemple:

• În anexă veți găsi o copie a broșurii noastre.
• În anexă vă rugăm să găsiți o copie a broșurii noastre.
• Adăugăm o broșură.

Notă: dacă scrieți un e-mail formal, utilizați faza: atașat vă rugăm găsi / atașat veți găsi.

Observații de închidere

Finalizați întotdeauna o scrisoare formală cu un apel la acțiune sau referire la un rezultat viitor pe care îl doriți. Unele dintre opțiuni includ:

O sesizare la o viitoare întâlnire:

• Aștept cu nerăbdare să vă întâlnesc / să vă văd
• Aștept cu nerăbdare să vă întâlnesc săptămâna viitoare.

O ofertă de ajutor suplimentar

• Vă rugăm să nu ezitați să mă contactați dacă aveți întrebări cu privire la acest aspect.
• Dacă aveți nevoie de asistență suplimentară, contactați-mă.

Un semn formal dezactivat

Semnați litera cu una dintre următoarele fraze:

• Cu stimă,
• Cu stimă,

Mai putin formal

• Cele mai bune gânduri.
• Toate cele bune.

Asigurați-vă că vă semnați scrisoarea cu mâna, urmată de numele dvs. introdus.

Format de bloc

Literele formale scrise în format de bloc plasează totul pe partea stângă a paginii. Plasați adresa dvs. sau adresa companiei dvs. în partea de sus a scrisorii din stânga (sau folosiți antetul companiei) urmată de adresa persoanei și / sau companiei la care scrieți, toate plasate în partea stângă a paginii. Apăsați tasta pentru a reveni de mai multe ori și utilizați data.

Format standard

În scrisorile formale scrise în format standard, plasați adresa dvs. sau adresa companiei dvs. în partea de sus a scrisorii din dreapta. Plasați adresa persoanei și / sau companiei pe care o scrieți în partea stângă a paginii. Plasați data în partea dreaptă a paginii, în aliniere cu adresa dvs..