10 sfaturi despre cum să scrieți un e-mail mai bun și mai profesional

În ciuda popularității textelor și a social media, e-mailul rămâne cea mai comună formă de comunicare scrisă în lumea afacerilor și cel mai frecvent abuzat. Prea adesea, mesajele de e-mail se înfundă, se mângâie și se lătră, de parcă a fi concis înseamnă că trebuie să sună șefuit. Nu asa.

Luați în considerare acest mesaj de e-mail trimis recent tuturor membrilor personalului de pe un campus universitar mare:

Este timpul să vă reînnoiți codurile de parcare ale facultății / personalului. Noile decalaje sunt necesare până în 1 noiembrie. Regulile și regulamentele de parcare impun ca toate vehiculele conduse pe campus să afișeze decalul actual.

Schițând un "Bună!" în fața acestui mesaj nu rezolvă problema. Nu adaugă decât un aer fals de amețeală.

În schimb, luați în considerare cât de frumos și mai scurt - și probabil mai eficient - e-mailul dacă am adăuga pur și simplu un „vă rog” și am adresa direct cititorului:

Vă rugăm să vă reînnoiți datele de parcare ale facultății / personalului până la 1 noiembrie.

Desigur, dacă autorul e-mailului ar fi ținut cu adevărat în minte cititorii, este posibil să fi inclus și o altă informație utilă: un indiciu despre cum și unde să reînnoiești datele. Folosind un exemplu de e-mail despre datele de parcare, încercați să încorporați aceste sfaturi în propria dvs. scriere pentru e-mailuri mai bune, mai clare și mai eficiente:

1. Completează întotdeauna linia subiectului cu un subiect care înseamnă ceva pentru cititorul tău. Nu „Decals” sau „Important!” dar „Termenul limită pentru noile calcule de parcare”.
2. Puneți punctul principal în propoziția de deschidere. Cei mai mulți cititori nu se vor lipi pentru un final surpriză.
3. Nu începeți niciodată un mesaj cu un „vag” - așa cum este „Acest lucru trebuie făcut până la ora 5:00”. Specificați întotdeauna despre ce scrieți.
4. Nu folosiți TOATE CAPITALELE (fără strigăte!) Sau toate literele minuscule (dacă nu sunteți poetul E. E. Cummings).
5. De regulă, PLZ evită textpeak-ul (prescurtări și acronime): S-ar putea să fii ROFLOL (rostogolind pe podea râzând cu voce tare), dar cititorul tău ar putea fi lăsat să se întrebe WUWT (ce se întâmplă cu asta).
6. Fii sumar și politicos. Dacă mesajul dvs. durează mai mult de două sau trei paragrafe scurte, luați în considerare (a) reducerea mesajului sau (b) furnizarea unui atașament. Dar, în orice caz, nu te prinde, nu mângâia sau scoate.
7. Nu uitați să spuneți „vă rog” și „mulțumesc”. Și înseamnă. De exemplu, „Vă mulțumim pentru că ați înțeles de ce au fost eliminate pauzele de după-amiază” este plăcut și mic. este nu politicos.
8. Adăugați un bloc de semnătură cu informații de contact adecvate (în majoritatea cazurilor, numele, adresa afacerii și numărul de telefon, împreună cu o renunțare legală, dacă este necesar de compania dvs.). Tu nevoie să înghesuiți blocul de semnătura cu un citat inteligent și o lucrare de artă? Probabil ca nu.
9. Editează și citește corect înainte de a apăsa „trimite”. S-ar putea să credeți că sunteți prea ocupat să transpirați lucrurile mici, dar, din păcate, cititorul dvs. ar putea crede că sunteți o bătaie nepăsătoare.
10. În cele din urmă, răspundeți prompt la mesaje serioase. Dacă aveți nevoie de mai mult de 24 de ore pentru a colecta informații sau a lua o decizie, trimiteți un răspuns scurt explicând întârzierea.