Cele mai bune practici pentru scrierea în afaceri

Scrierea de afaceri este un instrument de comunicare profesională (cunoscut și sub denumirea de comunicare de afaceri sau scriere profesională), corporațiile și alte entități profesionale folosesc pentru a comunica fie cu un public intern sau extern. Memorandumuri, rapoarte, propuneri, e-mailuri și o varietate de alte materiale scrise legate de afaceri sunt toate forme de scriere de afaceri.

Sfaturi pentru o scriere eficientă de afaceri

Scopul scrisului de afaceri este unul tranzacțional. Desigur, conținutul scrisului de afaceri se referă la o entitate de afaceri, dar se referă, de asemenea, la o tranzacție specifică și intenționată între scriitor și publicul său. Potrivit lui Brant W. Knapp, autorul "Ghidul managerului de proiect pentru promovarea examenului de management al proiectului, „cea mai bună scriere de afaceri poate fi” înțeleasă în mod clar atunci când este citită rapid. Mesajul trebuie să fie bine planificat, simplu, clar și direct. "

Fapte rapide: Obiective de bază pentru scrierea afacerilor

• Pentru a transmite informații: Forme de comunicare de afaceri, cum ar fi rapoarte de cercetare sau note de politici, sunt scrise pentru a disemina cunoștințe.
• Livrează știri: Scrierea profesională este adesea folosită pentru a împărtăși evenimente și realizări recente atât cu audiențe interne, cât și externe.
• Apel la acțiune: Profesioniștii de afaceri folosesc scrisul în încercarea de a-i influența pe alții din numeroase motive de la vânzarea mărfii la trecerea legislaturii.
• Explică sau justifică o acțiune: Comunicarea profesională permite unei entități de afaceri să-și explice convingerile sau să își justifice acțiunile.

Următoarele sfaturi, adaptate din Oxford Living Dictionaries, constituie o bază bună pentru cele mai bune practici de scriere de afaceri.

• Puneți-vă punctele principale pe primul loc. Aflați exact de ce scrieți corespondența în avans. O excepție de la această regulă este pentru scrisorile de vânzare. Reamintirea destinatarului unei întâlniri anterioare sau a unei conexiuni comune pe care o împărtășiți este o modalitate acceptabilă de deschidere, deoarece poate influența destinatarul să fie mai apt pentru obiectivele propuse.
• Folosiți cuvinte de zi cu zi. Folosirea cuvintelor precum „despre”, mai degrabă decât „cu privire la”, „așteptați”, mai degrabă decât „anticipa” și „parte” în loc de „componentă” vă va face scrisul mai puțin înclinat.
• Cunoaște-ți publicul. Dacă nu se adresează unui public specific industriei, nu vă completați scrisul cu o mulțime de jargon tehnic. (Specificațiile pot fi atașate separat.) Reglați-vă tonul pentru a se potrivi cititorului dorit. De exemplu, o scrisoare de plângere ar avea un ton cu mult diferit de cea de trimitere. În sfârșit, acest lucru ar trebui să se înțeleagă - nu folosiți niciodată un limbaj derogatoriu sau sexist și trebuie să lucrați activ pentru a elimina limbajul părtinit de gen din orice formă de comunicare de afaceri.
• Folosiți contracții atunci când este posibil. Scrierea în afaceri a trecut printr-o trecere de la un stil formal la un stil mai accesibil, utilizând astfel„noi„ nu „suntem”, iar „nu„ avem „avem„ este calea de urmat. Chiar și așa, nu o faci mereu trebuie să folosească o contracție. O regulă bună este că, dacă o contracție îmbunătățește fluxul de propoziție, folosiți-o; dacă propoziția este mai convingătoare fără ea, folosiți două cuvinte.
• Folosiți verbe active decât pasive. Verbele active permit cititorului să înțeleagă rapid și să înțeleagă mai complet. De exemplu, „Decizia a pus în aplicare suspendarea producției”, lasă interpretarea cine a luat decizia de a o numi renunțată. Pe de altă parte, sensul „Am decis să suspendăm producția” este clar.
• Scrie bine. Din nou, folosind exemplul de mai sus, alegerea cuvântului „decis”, mai degrabă decât „a luat decizia” facilitează citirea publicului.
• Nu fi sclav al regulilor în orice situație. Din nou, acesta este un caz de cunoaștere a publicului tău. Dacă scopul tău este să faci conversația scrisă, este bine să închei o propoziție cu o prepoziție din când în când, în special pentru a îmbunătăți fluxul și pentru a evita construcția incomodă. Acest lucru a spus, în timp ce multe întreprinderi au propriile lor ghiduri de stil intern, trebuie respectate reguli elementare pentru stil și gramatică pentru ca scrisul dvs. și pentru a fi considerați profesioniști. Scrierea slabă, alegerile slabe de cuvinte sau o atitudine neînvățată prea familiar pot reveni să vă bântuie.
• Mențineți alegerile de font simple. Lipiți-vă de un stil frumos, curat, precum Helvetica sau Times New Roman și limitați numărul de fonturi pe care le utilizați în corespondență. Scopul tău este ceva care poate fi citit și ușor de citit.
• Nu folosiți excesiv imagini. Conform surselor de la Redactare tehnică și de afaceri, „Afișurile grafice nu ar trebui să reprezinte cel mult 10 până la 25 la sută din redactarea de afaceri." Prea multe grafice devin confuze și adesea distrag mesajul pe care doriți să îl transmiteți. Câteva elemente grafice puternice, bine plasate, vor reuși să obțină mai mult obiectul dvs. decât ceva care pare o încercare proastă la scrapbooking.