Mesaje eficiente despre vești rele în scrierea în afaceri

În scrierea de afaceri, a mesaj de veste proastă este o scrisoare, o notă sau un e-mail care transmite informații negative sau neplăcute care pot să dezamăgească, să supere sau chiar să supără un cititor. Se mai numește și anmesaj indirect sau a mesaj negativ.

Mesajele de știri proaste includ respingeri (ca răspuns la cererile de locuri de muncă, cereri de promovare și altele asemenea), evaluări negative și anunțuri privind modificările de politică care nu aduc beneficii cititorului.

Un mesaj de vești proaste începe în mod convențional cu un neutru sau pozitiv tampon declarație înainte de introducerea informațiilor negative sau neplăcute. Această abordare se numește plan indirect.

Exemple și observații

• "Este mult, mult mai rău să primești vești proaste prin cuvântul scris decât de cineva care îți spune pur și simplu și sunt sigur că înțelegi de ce. Când cineva îți spune pur și simplu o veste proastă, o auzi o dată și acesta este sfârșitul acesteia Dar, când sunt notificate proaste, fie într-o scrisoare, fie într-un ziar, fie pe braț în stilou, de fiecare dată când o citiți, vă simțiți ca și cum ați primi veștile rele din nou. " (Snicket Lemony, Hrean: Adevăruri amare, pe care nu le poți evita. HarperCollins, 2007)

Exemplu: respingerea unei cereri de finanțare

În numele membrilor Comitetului de cercetare și bursă, vă mulțumesc că ați depus o cerere pentru concursul de subvenții pentru cercetare și bursă din acest an..

Îmi pare rău să raportez că propunerea dvs. de subvenție se numără printre cele care nu au fost aprobate pentru finanțare în primăvară. Odată cu reducerea fondurilor de finanțare cauzate de reducerile bugetare și numărul record de cereri, mă tem că multe propuneri demne nu ar putea fi susținute.

Deși nu ați primit finanțare anul acesta, am încredere că veți continua să urmăriți atât oportunități de finanțare internă, cât și externă.

Paragraf introductiv

• "Paragraful introductiv din mesaj de veste proastă ar trebui să îndeplinească următoarele obiective: (1) să furnizeze un tampon care să amortizeze veștile proaste care vor urma, (2) să anunțe destinatarul despre ce este mesajul, fără să spună ceea ce este evident, și (3) să servească drept tranziție la discuția despre motive fără a dezvălui veștile proaste sau a-l determina pe receptor să se aștepte la vești bune. Dacă aceste obiective pot fi îndeplinite într-o singură propoziție, această propoziție poate fi primul paragraf. "(Carol M. Lehman și Debbie D Dufrene, Comunicare de afaceri, 15 ed. Thomson, 2008)

Alineat (e) al corpului

• "Transmite veștile proaste în corpul mesajului. Afirmați-l clar și concis și explicați motivele scurt și șomaj. Evitați scuzele; acestea slăbesc explicația sau poziția dvs. propoziția unui paragraf. În plus, încercați să o încorporați într-o clauză subordonată a unei propoziții. Scopul nu este de a ascunde veștile proaste, ci de a-i înmuia impactul. " (Stuart Carl Smith și Philip K. Piele, Conducerea școlii: Manual pentru excelență în învățarea studenților. Corwin Press, 2006)

Închidere

• "Închiderea unui mesaj conținând știri negative ar trebui să fie amabilă și utilă. Scopul închiderii este menținerea sau reconstruirea bunăvoinței ... Închiderea ar trebui să aibă un ton sincer. Evitați închiderea excesivă, cum ar fi Dacă aveți întrebări, nu ezitați să apelați... Oferiți o altă opțiune destinatarului ... Prezentarea unei alte opțiuni schimbă accentul de la știri negative la o soluție pozitivă. "(Thomas L. Means, Comunicări de afaceri, A 2-a ed. South-Western Educational, 2009)