Cum să scrii o scrisoare de reclamație

Iată un proiect care vă va prezenta la brainstorming și vă va oferi practică în scrierea în grup. Vă veți alătura cu alți trei sau patru scriitori pentru a compune o scrisoare de plângere (numită și scrisoare de revendicare).

Luați în considerare diferite subiecte

Cel mai bun subiect pentru această misiune va fi unul de care vă preocupă cu adevărat dvs. și ceilalți membri ai grupului. Puteți scrie supraveghetorului sălii de mese pentru a se plânge de calitatea mâncării, unui instructor pentru a se plânge de politicile sale de calificare, guvernatorului pentru a se plânge de reducerile la bugetul educației - indiferent de subiectul pe care îl vor găsi membrii grupului dvs. interesant și demn.

Începeți prin a sugera subiecte și cereți unui membru al grupului să le noteze pe măsură ce li se oferă. Nu vă opriți în acest moment pentru a discuta sau a evalua subiectele: pur și simplu pregătiți o listă lungă de posibilități.

Alegeți o Subiect și Brainstorm

După ce ați completat o pagină cu subiecte, puteți decide între voi despre care doriți să scrieți. Apoi discutați punctele despre care credeți că ar trebui să fie ridicate în scrisoare.

Din nou, un membru al grupului urmărește aceste sugestii. Scrisoarea dvs. va trebui să explice clar problema și să arate de ce plângerea dvs. ar trebui să fie luată în serios.

În această etapă, puteți descoperi că trebuie să adunați informații suplimentare pentru a vă dezvolta ideile în mod eficient. Dacă da, cereți unuia sau doi membri ai grupului să efectueze unele cercetări de bază și să readucă rezultatele la grup.

Redactează și revizuiește o scrisoare

După ce strângeți suficient material pentru scrisoarea dvs. de plângere, alegeți un membru pentru a compune un proiect brut. După ce acest lucru a fost finalizat, proiectul trebuie citit cu voce tare pentru ca toți membrii grupului să poată recomanda modalități de îmbunătățire a acestuia prin revizuire. Fiecare membru al grupului ar trebui să aibă posibilitatea de a revizui scrisoarea în conformitate cu sugestiile făcute de ceilalți.

Pentru a vă ghida revizuirea, poate doriți să studiați structura scrisorii de plângere care urmează. Observați că scrisoarea are trei părți distincte:

• Un introducere care identifică clar subiectul reclamației.
• A paragraful corpului că (a) explică în mod clar și specific natura plângerii și (b) oferă cititorului toate informațiile necesare pentru a oferi un răspuns adecvat.
• A concluzie care precizează clar ce acțiuni sunt necesare pentru remedierea problemei.

Annie Jolly
110-C Woodhouse Lane
Savannah, Georgia 31419
1 noiembrie 2007
Domnule Frederick Rozco, președinte
Rozco Corporation
14641 Bulevardul Peachtree
Atlanta, Georgia 303030
Stimate domn Rozco:
Pe 15 octombrie 2007, ca răspuns la o ofertă specială de televiziune, am comandat un Tressel Toaster de la compania dumneavoastră. Produsul a sosit la poștă, aparent nedeteriorat, pe 22 octombrie. Cu toate acestea, când am încercat să operez Tressel Toaster în aceeași seară, am fost supărat să aflu că nu îndeplinea pretenția ta de a oferi părul „rapid, sigur, profesional - styling.“ În schimb, mi-a deteriorat grav părul.
După ce am urmat instrucțiunile pentru „a pune prăjitorul departe de alte aparate pe un blat uscat” în baie, am introdus pieptenele de oțel și am așteptat 60 de secunde. Apoi am scos pieptenele din prăjitor de pâine și, urmând instrucțiunile pentru un „ondulator venusian”, mi-a dat pieptenele fierbinte prin păr. Totuși, după doar câteva secunde, am mirosit părul ars și așa am pus imediat pieptenul înapoi în prăjitor. Când am făcut acest lucru, scântei au zburat din priză. Am ajuns să deconectez prăjitorul, dar am întârziat prea mult: deja fusese stins o siguranță. Câteva minute mai târziu, după ce am înlocuit siguranța, m-am uitat în oglindă și am văzut că părul meu a fost zgâriat în mai multe locuri.
Întorc Tressel Toaster (împreună cu sticla ne-deschisă de șampon Un-Do) și aștept o rambursare completă de 39,95 USD, plus 5,90 USD pentru costurile de transport. În plus, anexez o chitanță pentru peruca pe care am cumpărat-o și va trebui să o port până când părul deteriorat va crește. Vă rugăm să-mi trimiteți un cec pentru 303,67 USD pentru a acoperi rambursarea pentru Tressel Toaster și costul perucului.
Cu sinceritate,
Annie Jolly

Observați cum scriitoarea și-a transmis plângerea cu fapte și nu cu emoții. Scrisoarea este fermă și directă, dar și respectuoasă și politicoasă.

Revizuiți, editați și verificați scrisoarea dvs.

Invitați un membru al grupului dvs. să citească cu voce tare scrisoarea dvs. de plângere și să îi răspundă de parcă tocmai a primit-o pe mail. Sună plângerea valabilă și merită luată în serios? Dacă da, cereți membrilor grupului să revizuiască, să editeze și să citească scrisoarea o dată finală, folosind următoarea listă de verificare ca ghid:

• Urmează scrisoarea dvs. în formatul standard prezentat în exemplul de mai sus?
• Scrisoarea dvs. constă dintr-o introducere, un paragraf al corpului și o concluzie?
• Paragraful introductiv identifică clar ceea ce vă plângeți?
• Paragraful corpului tău explică în mod clar și specific natura reclamației?
• În paragraful corpului, ați furnizat cititorului toate informațiile necesare pentru a răspunde eficient la reclamația dvs.?
• Ați transmis plângerea cu calm și clar, bazându-vă pe fapte și nu pe emoții?
• Ați organizat în mod clar informațiile din paragraful corpului dvs. astfel încât o propoziție să devină logic la următoarea?
• În concluzia dvs., ați precizat clar ce acțiuni (acțiuni) doriți să întreprindeți cititorul?
• Ați citit scrisoarea cu atenție?