Minute în scrierea de afaceri

În scrierea de afaceri,procesele verbale sunt evidența oficială scrisă a unei ședințe. Minutele sunt, în general, scrise în timpul trecut simplu. Ele servesc ca o evidență permanentă a subiectelor luate în considerare, concluziile la care s-a ajuns, acțiunile întreprinse și misiunile date. Ele sunt, de asemenea, o înregistrare a cărei persoane au contribuit la întâlnire în ceea ce privește noile idei și modul în care au fost primite acele idei. Dacă există un vot adoptat în cadrul unei ședințe, procesul-verbal constituie un proces-verbal pentru cine a votat și cine a votat împotriva unei propuneri, care poate fi luată în considerare în viitor atunci când consecințele fie punerii în aplicare sau respingerea acestei propuneri vor fi realizate.

Cine preia procesele verbale?

Unele minute sunt păstrate de un secretar de înregistrare, un angajat însărcinat în mod special să preia minute, să țină toate înregistrările și fișierele, să urmărească înregistrările de prezență și vot și să raporteze părților desemnate corespunzătoare (de exemplu, un consiliu de administrație sau conducerea superioară a unei afaceri ). Cu toate acestea, minutele pot fi ținute de orice persoană care participă la o ședință și sunt distribuite în general tuturor membrilor unității reprezentate la ședință.

Principalele părți ale procesului-verbal de ședință

Multe organizații folosesc un șablon standard sau un format special pentru păstrarea minutelor, iar ordinea pieselor poate varia.

• Titlu-Numele comitetului (sau unității de afaceri) și data, locația și ora de începere a reuniunii.
• Participanți-Numele persoanei care conduce întâlnirea împreună cu numele tuturor celor care au participat la întâlnire (inclusiv oaspeții) și ai celor care au fost scuzați să nu participe.
• Aprobarea proceselor-verbale anterioare-O notă cu privire la dacă procesul-verbal al ședinței anterioare a fost aprobat și dacă au fost făcute corecții.
• Articole de acțiune-Un raport despre fiecare subiect discutat în cadrul reuniunii. Aceasta poate include afaceri neterminate de la ședința anterioară. (Pentru fiecare articol, notați subiectul discuției, numele persoanei care a condus discuția și toate deciziile care au fost luate.)
• anunturi-Un raport cu privire la orice anunțuri făcute de participanți, inclusiv puncte propuse pe ordinea de zi pentru următoarea ședință.
• Urmatoarea intalnire-O notă despre unde și când va avea loc următoarea ședință.
• Amânare-O notă despre momentul încheierii ședinței.
• Linie de semnătură-Numele persoanei care a pregătit procesul verbal și data depunerii.

observaţii

"În procesul-verbal de scriere, fiți clar, cuprinzător, obiectiv și diplomatic. Nu interpretați ce s-a întâmplat; pur și simplu raportați-o. Deoarece întâlnirile rareori urmează perfect agenda, puteți găsi o provocare pentru a oferi o înregistrare exactă a întâlnirii. Dacă este necesar, întrerupe discuția pentru a solicita clarificări.

"Nu înregistrați schimburi emoționale între participanți. Deoarece procesele verbale sunt înregistrarea oficială a întâlnirii, doriți ca acestea să reflecte pozitiv asupra participanților și a organizației."
(Din „Comunicare tehnică,"A noua ediție de Mike Markel)

Linii directoare pentru redactarea procesului-verbal de întâlnire

• Persoana care redactează procesul-verbal ar trebui să aibă capacitatea de a face acest lucru în timp real, pe măsură ce întâlnirea progresează, astfel încât produsul final să fie într-o formă aproape finală până la sfârșitul ședinței.
• Procesele verbale ar trebui să se concentreze pe rezultate și acțiuni orientate spre obiective.
• Minutele bune sunt scurte și la obiect. Nu sunt conturi verbale, ci rezumate concis, coerente. Rezumările ar trebui să includă puncte de acord și dezacord, dar nu necesită toate ultimele detalii.
• Procesele verbale pot fi utilizate ca material sursă pentru un raport sau memo, totuși, acestea ar trebui scrise în scopul recapitulării evenimentelor pentru cei care au participat la o întâlnire, mai degrabă decât pentru cei care nu.
• Procesele verbale trebuie completate și distribuite prompt după o întâlnire (regula generală este într-o zi sau două).

Sursă

• Hiebert, Murray; Klatt, Bruce. "Enciclopedia conducerii: un ghid practic de conducere populară.„McGraw-Hill, 2001