Ce este Birocrația și este bine sau rău?

O birocrație este orice organizație compusă din mai multe departamente, fiecare cu autoritate de decizie politică și decizie. Birocrația este în jurul nostru, de la agenții guvernamentale până la birouri până la școli, așa că este important să știm cum funcționează birocrațiile, cum arată birocrațiile din lumea reală și pro și contra birocrației.

Caracteristici esențiale ale unei birocrații

• Ierarhie administrativă complexă pe mai multe niveluri
• Specializarea departamentului
• Diviziune strictă a autorității
• Set standard de reguli formale sau proceduri de operare

Definiția birocrației

O birocrație este o organizație, publică sau privată, formată din mai multe departamente sau unități de elaborare a politicilor. Persoanele care lucrează în birocrații sunt cunoscute sub denumirea de birocrați.

În timp ce structura administrativă ierarhică a multor guverne este poate cel mai comun exemplu de birocrație, termenul poate descrie și structura administrativă a întreprinderilor din sectorul privat sau a altor organizații neguvernamentale, cum ar fi colegiile și spitalele..

Exemple de birocrație

Exemple de birocrații pot fi găsite peste tot. Departamentele de stat ale autovehiculelor, organizațiile de întreținere a sănătății (HMOs), organizațiile de creditare financiară precum economiile și împrumuturile și companiile de asigurări sunt toate birocrații cu care se ocupă în mod regulat multe persoane. 

În birocrația federală a guvernului Statelor Unite, birocrații numiți creează reguli și reglementări necesare pentru a implementa și a aplica în mod eficient și constant legile și politicile făcute de către funcționarii aleși. Toate cele aproximativ 2.000 de agenții guvernamentale, divizii, departamente și comisii sunt exemple de birocrație. Cele mai vizibile dintre aceste birocrații includ Administrația de securitate socială, Serviciul de venituri interne și Administrația de beneficii pentru veterani.

Argumente pro şi contra

Într-o birocrație ideală, principiile și procesele se bazează pe reguli raționale, înțelese clar și sunt aplicate într-o manieră care nu este niciodată influențată de relațiile interpersonale sau alianțele politice.

Cu toate acestea, în practică, adesea, birocrațiile nu reușesc să atingă acest ideal. Astfel, este important să luăm în considerare pro și contra birocrației în lumea reală.

Structura ierarhică a birocrației asigură că birocrații care administrează regulile și reglementările au sarcini clar definite. Acest „lanț de comandă” clar permite managementului să monitorizeze îndeaproape performanțele organizației și să rezolve eficient problemele atunci când apar.

Natura impersonală a birocrației este adesea criticată, dar această „răceală” este prin design. Aplicarea regulilor și politicilor reduce strict și constant șansele ca unii oameni să primească un tratament mai favorabil decât alții. Rămânând impersonal, birocrația poate contribui la asigurarea că toți oamenii sunt tratați în mod echitabil, fără ca prietenii sau afiliațiile politice să influențeze birocrații care iau deciziile.

Birocrațiile tind să solicite angajaților cu studii educaționale specializate și expertiză referitoare la agențiile sau departamentele cărora li se atribuie. Împreună cu pregătirea continuă, această expertiză ajută la asigurarea faptului că birocrații își pot îndeplini sarcinile în mod constant și eficient. În plus, susținătorii birocrației susțin că birocrații tind să aibă niveluri mai ridicate de educație și responsabilitate personală în comparație cu non-birocrații.

În timp ce birocrații guvernamentali nu realizează politicile și regulile pe care le pun în aplicare, ele au totuși un rol integrant în procesul de elaborare a regulilor, oferind date esențiale, feedback și informații pentru parlamentarii aleși.

Datorită regulilor și procedurilor rigide, birocrațiile sunt adesea lente în a răspunde situațiilor neașteptate și se adaptează lent la schimbarea condițiilor sociale. În plus, atunci când sunt lăsați fără latitudine pentru a se abate de la reguli, angajații frustrați pot deveni defensivi și indiferenți la nevoile oamenilor care se ocupă de ei.

Structura ierarhică a birocrațiilor poate duce la „construirea imperiului”. Supraveghetorii departamentului pot adăuga subordonați inutili, fie prin luarea de decizii slabe, fie pentru a-și construi propria putere și statut. Angajații concediați și neesențiali reduc rapid productivitatea și eficiența organizației.

În lipsa unei supravegheri adecvate, birocrații cu putere de decizie ar putea solicita și accepta mită în schimbul ajutorului acordat. În special, birocrații la nivel înalt pot folosi greșit puterea pozițiilor lor pentru a-și dezvolta interesele personale.

Se știe că birocrațiile (în special birocrațiile guvernamentale) generează multă „birocrație”. Aceasta se referă la procese oficiale îndelungate care implică depunerea de numeroase formulare sau documente cu multe cerințe specifice. Criticii susțin că aceste procese încetinesc capacitatea birocrației de a furniza un serviciu publicului, în timp ce costă bani și timp contribuabililor.

teorii

De la ascensiunea și căderea Imperiului Roman, sociologii, umoriștii și politicienii au dezvoltat teorii (atât de susținătoare, cât și critice) despre birocrație și birocrați.

Considerat arhitectul sociologiei moderne, sociologul german Max Weber a recomandat birocrația ca cea mai bună metodă pentru marile organizații de a menține ordinea și de a maximiza eficiența. În cartea sa „Economie și societate” din 1922, Weber a susținut că structura ierarhică a birocrației și procesele consecvente reprezintă modul ideal de organizare a întregii activități umane. De asemenea, Weber a definit caracteristicile esențiale ale birocrației moderne după cum urmează:

• Un lanț ierarhic de comandă în care birocratul de sus are autoritate supremă.
• O diviziune distinctă a muncii cu fiecare lucrător care efectuează un loc de muncă specific.
• Un set clar definit și înțeles de obiective organizaționale.
• Un set clar de reguli formale, pe care toți angajații sunt de acord să le respecte.
• Performanța locului de muncă este evaluată după productivitatea lucrătorilor.
• Promovarea se bazează pe merite.

Weber a avertizat că, dacă nu este controlată corect, birocrația ar putea amenința libertatea individuală, blocând oamenii într-o „cușcă de fier” de control bazată pe reguli..

Legea lui Parkinson este zicala semi-satirică conform căreia toate „lucrările se extind astfel încât să completeze timpul disponibil pentru finalizarea ei.” Adesea aplicată extinderii birocrației unei organizații, „legea” se bazează pe Legea ideală a gazelor chimice, care afirmă că gazul se va extinde pentru a umple volumul disponibil.

Umoristul britanic Cyril Northcote Parkinson a scris despre Legea lui Parkinson în 1955, pe baza anilor săi de experiență în Serviciul Civil Britanic. Parkinson a descris doi factori care determină creșterea tuturor birocrațiilor, deoarece „un funcționar dorește să înmulțească subordonații, nu rivalii” și „oficialii își fac muncă unul pentru celălalt”. Serviciul public crește cu cinci până la șapte la sută pe an „indiferent de variația volumului de muncă (dacă există).

Numit pentru educatorul canadian și auto-proclamat „ierarholog” Laurence J. Peter, principiul Peter afirmă că „într-o ierarhie, fiecare angajat tinde să se ridice la nivelul său de incompetență”.

În conformitate cu acest principiu, un angajat care este competent la locul de muncă va fi promovat la un loc de muncă de nivel superior care necesită abilități și cunoștințe diferite. Dacă sunt competenți la noul loc de muncă, vor fi promovați din nou, etc. Cu toate acestea, la un moment dat, angajatul poate fi promovat într-o poziție pentru care lipsă abilitățile și cunoștințele de specialitate necesare. Odată ce au atins nivelul personal de incompetență, angajatul nu va mai fi promovat; în schimb, el sau ea vor rămâne la nivelul lor de incompetență pentru restul carierei lor.

Pe baza acestui principiu, Corolarul lui Peter afirmă că „în timp, fiecare post tinde să fie ocupat de un angajat care este incompetent pentru a-și îndeplini sarcinile.”

Înainte de a deveni președinte al SUA, Woodrow Wilson era profesor. În eseul său din 1887, „Studiul administrației”, Wilson a scris că birocrația a creat un mediu pur profesional „lipsit de fidelitate politicii trecătoare”. El a susținut că impersonalitatea bazată pe regulile birocrației a făcut-o modelul ideal pentru agențiile guvernamentale și că natura muncii unui birocrat permite birocraților să rămână izolați de influența externă, părtinitoare din punct de vedere politic.

În lucrarea sa din 1957 „Teoria socială și structura socială”, sociologul american Robert K. Merton a criticat teoriile anterioare despre birocrație. El a susținut că „incapacitatea instruită” care rezultă din „excesul de conformitate” determină în cele din urmă multe birocrații să devină disfuncționale. De asemenea, el a motivat că birocrații sunt mai susceptibili să-și pună propriile interese și nevoi înaintea celor care ar beneficia de organizație. Mai mult, Merton s-a temut că, deoarece birocrații sunt obligați să ignore circumstanțele speciale în aplicarea regulilor, aceștia pot deveni „aroganti” și „înfiorați” atunci când se ocupă de public.

surse

Merton, Robert K. „Teoria socială și structura socială”. Ediție extinsă, presă gratuită, 1 august 1968.

„Legea lui Parkinson”. The Economist, 19 noiembrie 1955.

„Principiul lui Peter”. Business Dictionary, WebFinance Inc., 2019.

Weber, Max. „Economie și societate”. Volumul 1, Guenther Roth (editor), Claus Wittich (redactor), ediția I, Universitatea din California Press, octombrie 2013.

Wilson, Woodrow. „Studiul administrației”. Politica științifică trimestrială, vol. 2, nr. 2, JSTOR, 29 decembrie 2010.